Medlemsregister/GDPR

GDPR- dataskyddsförordningen (EU 2016/679) är regler som gäller även för vår förening.

Eftersom medlemslistan är en förteckning över personer och deras kontaktuppgifter bör man vara försiktig med hur man använder den.

Vilka uppgifter har vi insamlade och lagrade och varför?

Som förening får vi registrera uppgifter om: namn, födelsedata, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration.

Enligt Stadgar ska alla nyinflyttade ansöka om medlemskap genom att fylla i "Ansökan om medlemskap- Nyinflyttad" som innehåller följande uppgifter: namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress.

Det är bara ibland man behöver medlemmarnas hela personnummer som t.ex. till bankärende, Skatteverket (kassör), Livsmedelsverket, firmatecknare (vanligtvis ordförande och kassör), vid upprättande av olika avtal i föreningens namn (inköpsansvarige för t.ex. bensin, maskinreservdelar m.m.) och andra handlingar hos myndigheter.

Därför sparar vi ifyllda ansökningar om medlemskap i kassörens pärm.

Utifrån medlemsansökningar har vi skapat Medlemsregister.

Medlemsregistret är en central värdehandling för föreningen.

Därför är det mycket viktigt att den som är ansvarig för medlemslistan (kassören i samarbete med sekreterare och ordförande) lämnar denna vidare till nästa person om hon eller han slutar men aldrig till någon annan utan medlems samtycke.

Ett Medlemsregister är en lista över medlemmar i föreningen och innehåller följande uppgifter: namn, födelsedata, adress, telefonnummer, e-postadress.

Det är mycket viktigt att denna medlemslista är aktuell och redigeras hela tiden vid eventuella ändringar.

Adressen används vid utskick av brev och handlingar i pappersformat till sommargäster och åretruntboende medlemmar t.ex. kallelse med tillhörande handlingar inför Årsstämma m.m.

E-postadressen används i behov av snabb kontakt med medlemmar och för viktigt och brådskande info till dem medlemmar som inte är i föreningens Facebooks grupp där vi vanligtvis lägger sådana meddelande.

Födelsedata (sex första siffror i personnumret) använder vi om man ska uppvakta en medlem på sin födelsedag.

Telefonnummer används i princip aldrig men är bra att ha vid brådskande ärende utifall andra kontaktalternativen inte fungerar eller bedöms för långsamma.

Medlemsregister används som närvarolista/rösträtt vid Årsstämma och som lista där kassören fyller i inbetalningar av årsavgifter.